කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති (Management information system)

 කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති (Management information system)

ආයතනයක තොරතුරු ගලායාමේ ව්‍යුහය සැලකූ විට මූලික මට්ටම් 3ක් පවතී.ඉන් ඉහලම මට්ටමේ සිට පහල මට්ටමට අවධානය යොමුකළ විට ඉහළම මට්ටම උපක්‍රමශීලී පරිපාලන මට්ටම වේ.මෙය Strategic level ලෙස හැඳින්වේ.ආයතනයක ඉහල මටමේ සාමාජිකයින්(සභාපති,ලේකම්,අධ්‍යක්ෂක මණ්ඩල,ජේෂ්ඨ කළමනාකරුවන්) යන තනතුරු ඇතුලත් වේ.තීරණ ගැනීම සැලකූ විට ව්‍යුහගත නොවන(Unstructured decisions) තීරණ ගැනීම් මෙම මට්ටමේ ස්වාභාවය වේ.

ආයතනයක දෙවන මට්ටම කළමනාකරණ මට්ටම ලෙස හැදින්වෙන අතර මෙය Managerial level ලෙස හැඳින්වේ.ආයතනයක කළමනාකරුවන් ඇතුලත් වේ.මෙම මට්ටමේ තීරණ ගැනීමේ ස්වභාවය සැලකූ විට අර්ධ ව්‍යුහගත (Semi structured)වේ.ආයතන සේවකයින් කළමනාකරණය කිරීම,ව්‍යාපාරික අරමුණු ඉටුකරගැනීම සදහා සේවකයින් මෙහෙයවීම,සැලසුම් කිරීම,කාර්‍යසාධනය ඇගයීම වේ.

“ආයතනයක තීරණ ගැනීම, සම්බන්ධීකරණය, පාලනය, විශ්ලේෂණය, දැක්ම යනාදී ක්‍රියාවලීන් සදහා මූලිකවශයෙන් කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති (Management information system) භාවිතා කරයි.”

කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධතියක ඉතාම වැදගත් කොටසක් ලෙස පරිගණකගත දත්තගබඩා සැළකිය හැක.ආයතන පරිපාලකයින්ට අවශ්‍ය විවිධාකාර වූ වාර්ථා ලබාගැනීම සදහා කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධතියට සම්බන්ධ කොට ඇති දත්ත ගබඩාවේ ඇති තොරතුරු වැදගත් වේ.කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධතියකින් ලබාගත හැකි වාසි කිහිපයකි.

•සමස්ථ ආයතනය පිළිබඳව දැක්මක් ලබාගත හැකිවීම.

•ආයතනයක ක්‍රියාකාරී ඵලදායීතාවය වැඩිකරගත හැකිවීම.

•ආයතන කළමනාකරුවන්ට වඩාත් නිවැරදි, ප්‍රතිඵලදායක, ප්‍රායෝගික තීරණගැනීමට හැකිවීම.

•විවිධාකාර වාර්ථා ක්ෂණිකව හා නිවැරදිව ලබාගත හැකිවීම.

•සන්නිවේදන හා සැලසුම් මෙවලමක් ලෙස භාවිතා කළ හැකිවීම.

•පාරිභෝගික වාර්ථා උපයෝගී කරගෙන වඩා ප්‍රතිඵලදායක අලෙවිකරණ උපක්‍රම හා අලෙවිකරණ ක්‍රියාවලි සැලසුම් කිරීමට හැකිවීම.

•ආයතනයක තරගකාරීලෙස වටිනාකමක් ලබාගැනීමට උපකාරී වීම, යනාදිය දැක්විය හැක.

කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති වර්ග කිහිපයක් පහත පරිදි වර්ගීකරණය කොට දැක්විය හැක.

•ක්‍රියාවලි පාලන පද්ධති (Process control system)

•කළමනාකරණ වාර්ථා පද්ධති (Management reporting system)

•තොගලේඛණ පාලන පද්ධති (Inventory control system)

•විකුණුම් අලෙවිකරණ පද්ධති (Sales & marketing system)

•මානව සම්පත් කළමනාකරණ පද්ධති (Human resource management system)

•ගිණුම් හා මූල්‍යකරණ පද්ධති (Accounting & Finance system)

•තීරණගැනීමේ සහායක පද්ධති (Decision support system)

• විශේෂඥ්ණ පද්ධති (Expert system)

•විධායක තොරතුරු පද්ධති (Executive information system)

•ගනුදෙණු කළමනාකරණ පද්ධති (Transaction processing system)

•පාසැල් කළමනාකරණ පද්ධති (School management system)

•කාර්යාල ස්වයංකරණ පද්ධති (Office automation system)

•ව්‍යාපාර සම්පත් සැලසුම් පද්ධති (Enterprise resource planning)

•ස්ථානීය දත්ත ගබඩා (Local database)

ලොව ප්‍රකට කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති ලෙස, Eambrace, Sdlogbe, Excelsof, C-Bia, Fifasoft යන මෘදුකාංග උදාහරණ ලෙස දැක්විය හැක.

කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධතවල වාසි මෙන්ම අවාසිද පවතී.ඒවානම්,

•කළමණාකරන තොරතුරු පද්ධතීන් තාක්ෂණය, මෘදුකාංග හා දෘඪාංග මත රදාපවතී.

•නිවැරදි නොවන තොරතුරු ලැබීමේ යම්කිසි විභවතාවයක් පැවතීම යනාදිය දැක්විය හැක.

තොරතුරු පද්ධති( Information system)

තොරතුරු පද්ධති( Information system)

“පද්ධතියක් යනු යම්කිසි නිශ්චිත අරමුණක් ඉටුකරගැනීම සදහා ක්‍රියාත්මක වන අන්තර් සම්බන්ධීකරණයක් සහිත සංඝටක රැසක ක්‍රමවත් ඒකරාශිවීමකි”. මිනිසා,පරිසරය,පාසැල,රෝහල යනාදිය පද්ධති වලට උදාහරණ කිහිපයකි.බොහොමයක් පද්ධති තම අරමුණුවලට ළඟාවීම සදහා එම පද්ධතිය අභ්‍යන්තරයේ ක්‍රියාත්මක වන කුඩා උපපද්ධති රැසක සහයෝගය ලබාගනී.මෙම උපපද්ධති සියල්ලේම අභ්‍යන්තර සම්බන්ධීකරණයක් සහිතව ක්‍රියාත්මක වීම තුලින් සමස්ථ පද්ධතියේ අරමුණු ඉටුකරගැනීමට හැකියාව ලැබේ.

පද්ධතියක් පිළිබඳ සලකූ විට ආදාන,ක්‍රියාවලි හා ප්‍රතිදාන ලෙස එම පද්ධතියේ මූලික සංඝටක වර්ගීකරණය කළ හැක.එලෙසම සෑම පද්ධතියකම සත්‍ය ලෙසට මෙන්ම අතත්‍ය ලෙසටත් සීමාවන් පවතී.මෙය පද්ධති සීමාව(System boundary) ලෙස හැඳින්වේ.උදාහරණ ලෙස,නිවස පද්ධතියක් ලෙස සැලකූ විට එහි මායිම් පද්ධති සීමාව ලෙස සැළකිය හැක.

පද්ධති පහත පරිදි වර්ගීකරණය කළ හැක.

•විවෘත හා සංවෘත පද්ධති (Open closed system)- බාහිර පරිසරය සමග සම්බන්ධ වී එය තුලින් ආදාන ලබාගැනීම හා ප්‍රතිදන ලබාදෙන පද්ධති විවෘත පද්ධති වේ. උදාහරණ ලෙස,මානව ස්වසන පද්ධතිය දැක්විය හැක.එමෙන්ම බාහිර පරිසරයෙන් ආදාන ලබාගැනීමක් හෝ බාහිර පරිසරයට ප්‍රතිදාන ලබාදීමක් සිදුනොකරන පද්ධති සංවෘත පද්ධති වේ.මානව රුධිර සංසරණ පද්ධතිය සංවෘත පද්ධතයට උදාහරණයකි.

•ස්වාභාවික පද්ධති සහ මානව පද්ධති (Natural Manmade system)- ස්වාභාවිකව නිර්මාණය වී ඇති පද්ධති මෙම වර්ගයට අයත් වේ. මෙම පද්ධති නිර්මාණයට මිනිසාගේ දායකත්වයක් නොමැත.උදාහරණ ලෙස ගංගා,ඇලදොල යනාදිය.නමුත් මිනිසා විසින් සාදන ලද පද්ධති ස්වාභාවිකව නිර්මාණය වූවක් නොවේ.උදාහරණ ලෙස,මහාමාර්ග,නගර,දුම්රිය මාර්ග දැක්විය හැක.

ඉහතින් විස්තර කරන ලද මූලික පද්ධති සංකල්ප අනුව,තොරතුරු පද්ධති(Information system) යනු කුමක්ද යන්න සළකාබැලීම වැදගත් වේ.එසේනම් තොරතුරු පද්ධතියක් ලෙස හැඳින්වෙන්නේ “ආදානයක් ලෙස දත්ත ලබාගෙන එම දත්ත සකස්කොට තොරතුරු ප්‍රතිදානය කරනු ලබන පද්ධති වේ.”මේවාට උදාහරණ ලෙස,ආයතනයක ගිණුම් සැකසීමේ පද්ධති,ආයතනයක කළමනාකරණ පද්ධති,බැංකු ගිණුම් පද්ධති ,විකුණුම් කළමනාකරණ පද්ධති දැක්විය හැක.

තොරතුරු පද්ධති ක්‍රියාත්මක වන ආකාරය අනුව ප්‍රධාන වර්ග දෙකකට වර්ග කළ හැක.

•හස්ත මූලික තොරතුරු පද්ධති - මිනිස් ශ්‍රමයට මූලිත්වය දෙමින් දත්ත තොරතුරු බවට පත්කරනු ලබන පද්ධති වේ. වෙළඳ ව්‍යාපාරයක බිල් සැකසීම උදාහරණයක් ලෙස දැක්විය හැක.

•ස්වයංක්‍රීය තොරතුරු පද්ධති - පරිගණක, අන්තර්ජාලය යන තාක්ෂණයන් යොදාගෙන ක්‍රියාත්මක කරනු ලබන පද්ධති වේ. මෙම පද්ධති වල කාර්‍යක්ශමතාව,නිර්වද්‍යතාව හස්තමූලික තොරතුරු පද්ධතිවලට වඩා ඉහල වේ.එයට හේතුව මිනිසුන් අතින් තොරතුරු සකස්කරනවිට සිදුවන දෝෂ ප්‍රමාණය වැඩිවීම හා ඒ සදහා ගතවන කාලය වැඩිවීමත්,සවයංක්‍රීය තොරතුරු පද්ධති කාර්‍යක්ශමව හා වඩා නිවැරදිව ක්‍රියාත්මක වීමත්ය.

වර්තමානයේ ආයතන වෙළඳ ව්‍යාපාර,පාසැල්,රෝහල් වල පරිගණක පාදක කරගත් විවිධාකාර වූ තොරතුරු පද්ධති ක්‍රියාත්මක වේ.පරිගණක පාදක තොරතුරු පද්ධතියක පවතින අංග ලෙස,දෘඪාංග,මෘදුකාංග,පරිශීලකයන්,වැඩසටහන් සම්පාදකයින්,දත්ත හා කාර්ය පටිපාටි වේ.පරිගණක පාදක තොරතුරු පද්ධති පහත පරිදි වර්ගීකරණය කළ හැක.

•කාර්ර්‍යාල ස්වයංකරණ පද්ධති (Office automation system)

•ගණුදෙනු සැකසුම් පද්ධති (Transaction processing system)

•කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති (Management information system)

•තීරණ ගැනීමේ සහායක පද්ධති (Decision support system)

•විධායක සහායක පද්ධති (Executive support system)

•භූගෝලීය තොරතුරු පද්ධති (Geographical information system)

•දැනුම් කළමනාකරණ පද්ධති (Knowledge management system)

•අන්තර් කළමනාකරණ පද්ධති (Content management system)

•ව්‍යවසාය සම්පත් කළමනාකරණ පද්ධති (Enterprise resource management system)

•සුහුරු පද්ධති (Smart system)

ඉහතින් දක්වන ලද පද්ධති එකිනෙකට වෙනස් ආකාරයෙන් ක්‍රියාත්මක වන තොරතුරු පද්ධති වේ.ලබාගන්නා දත්ත වල ස්වාභාවය,සකස්කරන ආකාරය වෙනස්කම් ලෙස දැක්විය හැක.එම පද්ධති පිළිබඳව විස්තර කිරීම් ඉදිරි ලිපි හරහා පරිශීලනය කළ හැක.

වර්තමාන හා අනාගත ලෝකයේ අවශ්‍යතාවලට අනුව පරිගණකපාදක තොරතුරු පද්ධති නිර්මාණය කළ යුතු අතර එම පද්ධති මිනිසාගේ නානාප්‍රකාර අවශ්‍යතා මනාව සම්පූර්ණ කරනු ඇත.